W tym miesiącu w szkole

Ładowanie…

Zobacz więcej »

Kalendarz oświatowy
2014 - Październik
Po Wt Śr Cz Pt So Nd
 
   
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
   

W tym miesiącu pamiętaj o:

zobacz wszystkie wydarzenia

Ksiegarnia taniej

Dla Administracji

 
30.04.2012

Powtórne zatrudnienie pracownika i jego akta osobowe

Dokumentacja pracownicza

Realizacja obowiązków związanych z zatrudnieniem czy zwolnieniem pracowników z pracy stwarza pracodawcom wiele problemów. Osoby prowadzące kadry muszą nie tylko znać prawo, ale mieć także świadomość ciążących na pracodawcy obowiązków związanych z zatrudnianiem.

Istotnym problemem dla wielu kadrowych jest prowadzenie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych, np. w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika. Pracodawca zatrudniający pracownika musi pamiętać, że dokumentacja pracownicza to zbiór danych osobowych, który jest prawnie chroniony, a on jest administratorem tych danych. Gromadzenie, utrwalanie, przechowywanie i udostępnianie danych o pracownikach stanowi ich przetwarzanie. W określonych przypadkach jest dopuszczalne wyłącznie. Dlatego pracodawca musi na piśmie upoważnić pracowników zajmujących się sprawami pracowniczymi do przetwarzania danych. Upoważnienie otrzymuje oddzielnie każdy pracownik.

Ponowne zatrudnienie tego samego pracownika
Pracodawcy zastanawiają się często, jak mają postąpić, gdy ponownie zatrudniają osoby, które już kiedyś u nich pracowały. Czy uzupełnić istniejące dokumenty, czy ponownie założyć odrębną teczkę akt osobowych? Obowiązujące w tym zakresie przepisy nie regulują tego zagadnienia, a to oznacza, że dopuszczalne jest przy kolejnym zatrudnieniu tej samej osoby korzystanie z poprzedniej teczki akt osobowych. Taka praktyka bardzo często występuje, gdy pracodawca zatrudnia pracownika, który przeszedł na emeryturę.

Zatrudniając ponownie tego samego pracownika, pracodawca powinien pamiętać, że nie zwalnia go to z gromadzenia niezbędnych dokumentów związanych z procesem rekrutacji. Oznacza to, iż pracodawca jest zobowiązany wykonać te same czynności, co przy pierwszym zatrudnieniu. Ze strony pracownika, niezależnie od długości przerwy w zatrudnieniu, istnieje z kolei konieczność uaktualnienia swoich danych. Pracownik bowiem mógł w tym czasie zmienić stan cywilny, zmienić miejsce zamieszkania czy podnieść swoje kwalifikacje zawodowe.

Wprawdzie, nie ma zakazu korzystania przez pracodawców z posiadanej już teczki akt osobowych pracownika, ale przy ponownym zatrudnieniu pracodawcy powinni się zastanowić, czy nie założyć nowej teczki. Może to być podyktowane tym, że w poprzedniej pracodawca zgromadził tak wiele dokumentów, iż dopinanie kolejnych będzie mało czytelne. Podejmując decyzję o wykorzystaniu poprzedniej teczki akt osobowych, należy w sposób wyraźny oddzielić kolejne stosunki pracy. Złożone nowe dokumenty muszą być ponumerowane i włożone do odpowiedniej części teczki.

Informacje żądane od kandydatów na pracownika

Przed nawiązaniem stosunku pracy pracodawca musi uzyskać od kandydata na pracownika określone dane (wynika to z art. 221 kodeksu pracy):

  • imię (imiona) i nazwisko;
  • imiona rodziców;
  • data urodzenia;
  • miejsce zamieszkania (adres zamieszkania);
  • wykształcenie;
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.


Przedstawienia innych danych pracodawca może żądać wyłącznie wówczas, gdy wynika to z odrębnych przepisów. Takimi przepisami w stosunku do pracowników oświaty jest ustawa o pracownikach samorządowych. Po nawiązaniu stosunku pracy pracodawca może żądać od pracownika innych danych, takich jak:

  • imiona i nazwiska oraz daty urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (np. dni z tytułu opieki nad dziećmi);
  • numer PESEL;
  • inne dane, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (np. numer NIP).


Nie wolno natomiast żądać od kandydata na pracownika dowolnych danych, do których zaliczamy m.in.:

  • informację o ciąży przyszłej pracownicy;
  • informacje o stanie majątkowym (tych informacji przyszły pracodawca może żądać tylko wtedy, gdy przepisy prawa dopuszczają taką możliwość. W takiej sytuacji składane są oświadczenia majątkowe);
  • informacje o przekonaniach religijnych.


Świadectwa pracy
Jeżeli pracodawca ponownie zatrudnia pracownika, który wcześniej był u niego zatrudniony, i korzysta z poprzedniej teczki akt osobowych, należy przyjąć, że pracownik nie musi już dostarczać świadectw pracy wystawionych przez tego pracodawcę, aby mógł on sobie zrobić ich kopie albo odpisy. To z kolei oznacza, że odpisów czy kopii starych świadectw pracy wystawionych przez tego pracodawcę nie należy umieszczać w części A akt osobowych, czyli w części, gdzie gromadzone są dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika. Inaczej natomiast będzie ze świadectwami pracy od innych pracodawców, u których przyjmowany pracownik pracował w przerwie pomiędzy poprzednim a ponownym zatrudnieniem u tego samego pracodawcy. Wówczas ich kopie lub odpisy należy umieścić w części A akt osobowych.

Potwierdzenie kwalifikacji zawodowych
Przyjmując ponownie do pracy pracownika i korzystając z założonej wcześniej teczki akt osobowych, pracodawca ma już informacje o kwalifikacjach zawodowych kandydata na pracownika. Nie ma więc potrzeby po raz kolejny ich dokumentować. Natomiast osoba, która ubiega się ponownie o zatrudnienie, jeżeli w międzyczasie zdobyła nowe umiejętności, może przedłożyć dodatkowe dokumenty na ich potwierdzenie.

Joanna Skrobisz
– specjalistka prawa pracy i prawa oświatowego

Szerzej na ten temat w „Monitorze Administracyjno-Gospodarczym”.


Podstawa prawna:
Ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.); Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 ze zm.).


POLECAMY:

Sprawy kadrowe w pytaniach i odpowiedziach
Szkolenie Promocja zdrowia i edukacja zdrowotna w szkole - organizacja działań na terenie szkół

Zainteresował Cię artykuł?

Chciałbyś otrzymywać podobne treści jako pierwszy?
Zapisz się na bezpłatny newsletter. Dwa razy w miesiącu otrzymasz powiadomienia o nowych artykułach.

Adres e-mail*:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Wydawnictwo Raabe Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Młynarskiej 8/12, 01-194 Warszawa, w celach marketingowych, a w szczególności zgadzam się na otrzymywanie informacji handlowej przesyłanej drogą elektroniczną. Mam prawo do wglądu i poprawiania moich danych osobowych.
Wasza ocena: 4.0
Oceń:
Nasze strony:
Księgarnia Wydawnictwa Raabe Edupress - Czasopisma dla nauczycieli Instytut Raabe - Szkolenia dla nauczycieli Twoje Lekcje Wydawnictwa Pastoralne Freebooki - darmowe publikacje
Nasze portale:
Dyrektorium - Platforma Zarządzania Szkołą PortalPrzedszkolny.pl - Z myślą o dyrektorze przedszkola Pastoralis - od księży dla księży SpecPiel.pl - testy specializacyjne dla pielęgniarek
Eksperci w Oświacie 2010. Copyright by Dr Josef RAABE Spółka Wydawnicza Sp. z o.o.
Realizacja: Ideo Powered by: CMSEdito