start

Dysponowanie przez przedszkola danymi osobowymi budzi wątpliwości. Praktyka w tym zakresie sprowadza się do gromadzenia przez administratorów danych oświadczeń obejmujących zgodę na przetwarzanie danych osobowych w przeświadczeniu, że wyłącznie ona uprawnia do korzystania z danych. Tymczasem w przedszkolach zgoda jest często zbędna, a na pierwszy plan wysuwają się inne przesłanki dopuszczalności przetwarzania danych.

Danymi osobowymi są wyłącznie informacje o osobach fizycznych. W przedszkolu mamy zwykle do czynienia z informacjami o osobach zidentyfikowanych: dzieciach, rodzicach lub opiekunach dzieci, nauczycielach, pracownikach administracji, praktykantach, stażystach itp., a ich danymi osobowymi w dyspozycji placówki są przykładowo: imiona, nazwiska, daty urodzenia, miejsca urodzenia, adresy zamieszkania, numery PESEL, numery NIP, numery telefonu, informacje o współmałżonkach i dzieciach, wizerunki, informacje o stanie zdrowia.

Czy w przedszkolu przetwarza się dane osobowe?
W każdym przedszkolu przetwarza się dane osobowe, ponieważ zgodnie z art. 7 pkt 2 ustawy przetwarzanie danych to jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak: zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

Każda czynność, którą w placówce wykonuje się z użyciem danych osobowych, jest przetwarzaniem danych. Dane przetwarza się np. poprzez tworzenie papierowych dokumentów oraz operowanie nimi w programach komputerowych, na stronie internetowej przedszkola czy wprowadzanie do systemu informacji oświatowej.

Przetwarza się dane, kiedy się je zbiera (np. przy rekrutacji pracowników czy dzieci), przechowuje (np. w formie akt pracowników czy księgi dzieci), prowadzi się dzienniki zajęć, wpisuje do nich dane wychowanków, udostępnia informacje o ich postępach, a nawet gdy dane się usuwa.

W ustawie o ochronie danych osobowych przyjęto założenie, że każda czynność przetwarzania danych musi mieć uzasadnienie w jej przepisach. Przykładowo zbieranie i przechowywanie informacji o dzieciach w księgach, ewidencjach, dziennikach, wprowadzanie danych do systemu informacji oświatowej, udostępnianie danych o dzieciach i pracownikach przedszkola, zamieszczanie informacji o nich na stronie WWW jest uzależnione od wskazania podstawy prawnej dokonywania tych czynności, wynikającej z przepisów ustawy.

Dopuszczalność czynności przetwarzania danych ocenia się z punktu widzenia tzw. przesłanek dopuszczalności przetwarzania danych.

W praktyce przedszkoli
Działalność przedszkola polega na realizowaniu uprawnień i spełnianiu obowiązków wynikających z ustawy o systemie oświaty i innych przepisów prawa, do czego niezbędne jest korzystanie z danych osobowych, stąd najczęściej stosowaną podstawą dopuszczalności przetwarzania danych jest przesłanka określona w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy. Tak więc, gdy przetwarzanie danych dziecka, jego rodzica (opiekuna), nauczyciela lub innego pracownika przedszkola jest niezbędne dla realizacji przepisu prawa, nie ma potrzeby występować do tej osoby o zgodę na przetwarzanie danych. Przetwarzanie to nie jest zależne od zgody, a jego niezbędność wynika wprost z przepisu prawa.

Zgoda osoby, której dane dotyczą, bywa podstawą przetwarzania wówczas, gdy nie znajduje ono uzasadnienia w pozostałych przesłankach dopuszczalności przetwarzania danych, gdy przetwarzanie to odbywa się w innym celu niż realizacja uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Zgodnie z art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych zgoda osoby, której dane dotyczą, to oświadczenie woli, którego treścią jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych tego, kto składa oświadczenie; zgoda nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści oraz może być odwołana w każdym czasie.

Zgoda musi być zatem wyraźna. Oświadczenie o zgodzie może być złożone przez osobę mającą pełną zdolność do czynności prawnych. Forma pisemna zgody jest obowiązkowa przy przetwarzaniu danych wrażliwych.

W praktyce zgody na przetwarzanie danych wymagają np.:

• publikowanie informacji o dzieciach na stronie internetowej placówki;
• publikowanie na stronie internetowej placówki wizerunków dzieci i pracowników;
  
• utrwalanie danych w postaci monitoringu;
  
• pozyskiwanie danych biometrycznych dzieci i pracowników placówki;
  
• uzyskanie od kandydata do pracy w przedszkolu informacji innych niż wskazane w art. 221 Kodeksu pracy oraz oświatowych przepisach prawa pracy, niezbędnych do zatrudnienia;
  
• podawanie podmiotom zewnętrznym (np. jednostkom organizującym zajęcia dodatkowe) danych o dzieciach lub ich rodzicach.
  

Marlena Sakowska-Baryła
doktor nauk prawnych, radca prawny

Podstawa prawna:
Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: DzU 2002 Nr 101, poz. 926 ze zm.).

Więcej informacji na temat przesłanek dopuszczalności przetwarzania danych znajdą Państwo w Monitorze Prawnym Dyrektora.