start

Gotowe wzory dokumentów z możliwością ich edytowania znajdziecie Państwo w publikacji: "Kontrola zarządcza w szkole".

Na dyrektorze szkoły ciąży obowiązek wprowadzenia zasad i procedur kontroli zarządczej oraz prowadzenie monitoringu jej realizacji.

Czym jest kontrola zarządcza?

Kontrolę zarządczą stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie, iż działalność jednostki prowadzona będzie skutecznie oraz zgodnie z przepisami prawa.

Prowadzenie kontroli ma również na celu zwiększenie wiarygodności danych wykazywanych we wszystkich rodzajach sprawozdań. Kolejnym celem jest ochrona zasobów, a także rzetelność i skuteczność przepływu informacji. Natomiast w odniesieniu do pracowników kontrola zarządcza ma zapewnić przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania.

Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych w celu zapewnienia realizacji 
celów i zadań

Standardy kontroli zarządczej

Zgodnie z art. 69 ust. 3 ustawy o finansach publicznych minister finansów ogłosił w formie komunikatu standardy kontroli zarządczej.

Standardy te nie są aktem prawa powszechnego, stanowią jednak wskazówki i wytyczają kierownikom jednostek kierunki w budowaniu systemu kontroli zarządczej w swojej jednostce.

Standardy zebrane zostały w grupy:
• A – Środowisko wewnętrzne,
• B – Cele i zarządzanie ryzykiem,
• C – Mechanizmy kontroli,
• D – Informacja i komunikacja,
• E – Monitorowanie i ocena.

W grupie A znajdują się cztery standardy odnoszące się do personelu tworzącego środowisko wewnętrzne jednostki. Właściwa

struktura organizacyjna, odpowiedni podział obowiązków oraz właściwe kompetencje pracowników mają zasadniczy wpływ na jakość i skuteczność realizowanych przez jednostkę zadań.

Zebrane w tej grupie standardy to:
• przestrzeganie wartości etycznych,
• kompetencje zawodowe,
• struktura organizacyjna,
• delegowanie uprawnień.

Standardy z grupy B mają pomóc w ustaleniu hierarchii celów i zadań oraz pozwolić na efektywne zarządzanie ryzykiem. Należy prowadzić coroczną identyfikację ryzyka, jego analizę oraz podejmować działania w celu minimalizacji danego ryzyka.

W grupie tej znajdują się następujące standardy:
• misja,
• określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji,
• identyfikacja ryzyka,
• analiza ryzyka,
• reakcja na ryzyko.

Grupa C to standardy związane z dokumentacją kontroli zarządczej. Wiąże się to z wprowadzeniem w życie niezbędnych wytycznych, instrukcji oraz regulaminów. W grupie tej znalazły się również standardy związane ze sposobem prowadzenia nadzoru nad wykonywanymi przez personel zadaniami.

Standardy tej grupy to:
• dokumentowanie systemu kontroli zarządczej,
• nadzór,
• ciągłość działalności,
• ochrona zasobów,
• szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych,
• mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.

W kolejnej grupie – czyli D – standardy odnoszą się do prawidłowego przepływu informacji. W jednostce powinien być zbudowany system komunikacji wewnętrznej umożliwiający przepływ informacji we wszystkich kierunkach: przełożony – pracownik, pracownik – przełożony oraz pracownik – pracownik. System ten powinien również umożliwić wymianę niezbędnych informacji z podmiotami zewnętrznymi.

Znajdują się tu następujące standardy:
• bieżąca informacja,
• komunikacja wewnętrzna,
• komunikacja zewnętrzna.

Standardy z ostatniej grupy – E – stanowią pomocne wskazówki w tworzeniu monitoringu i oceny funkcjonowania kontroli

zarządczej. Zaleca się wprowadzenie formy oświadczenia o stanie kontroli zarządczej składanego przez kierownika jednostki. Oświadczenie takie może być złożone na podstawie wiedzy kierownika o stanie kontroli uzyskanej ze źródeł, takich jak samoocena czy przeprowadzony audyt.

Ujęte w tej grupie standardy to:
• monitorowanie systemu kontroli zarządczej,
• samoocena,
• audyt wewnętrzny,
• uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej.

Wprowadzenie kontroli zarządczej w szkole

W każdej szkole znajdują się i funkcjonują od lat regulaminy, np. regulamin zamówień publicznych, instrukcje, takie jak instrukcja inwentaryzacyjna, kasowa, gospodarki drukami ścisłego zarachowania, a także polityka rachunkowości. Wszystkie te dokumenty stanowiły podstawę funkcjonowania kontroli wewnętrznej i finansowej, a obecnie mogą być punktem wyjścia do opracowania i wprowadzenia w szkole systemu kontroli zarządczej.

Zapewne nie będzie konieczna całkowita wymiana dotychczas funkcjonujących w szkole regulacji, gdyż kontrola wewnętrzna czy kontrola finansowa są częścią kontroli zarządczej. Należy jednak ten obecny zbiór procedur wewnętrznych zaktualizować, dostosować do nowych przepisów oraz w razie potrzeby rozszerzyć.

Elementem kontroli zarządczej jest identyfikacja i analiza ryzyk, czyli wskazanie obszarów, które występują lub mogą się pojawić w szkole, a których nieprawidłowe funkcjonowanie może spowodować ujemne skutki dla działalności szkoły. W każdej jednostce sytuacja może być inna, inne będą ryzyka i inne mogą być przyczyny ich występowania. Obszary, na które należy zwrócić szczególną uwagę, to m.in. obieg dokumentów, sposób kontroli finansowej i zatwierdzanie dokumentów finansowych, ewidencja operacji gospodarczych, ewidencja majątku szkoły, komunikacja i podejmowanie bieżących decyzji koniecznych do prawidłowego funkcjonowania szkoły, a także realizacja planu finansowego szkoły oraz rzetelność sprawozdań finansowych.

Aby kontrola zarządcza odniosła zamierzony skutek, należy przede wszystkim przestrzegać zasad i procedur zapisanych w regulaminach i instrukcjach funkcjonujących w szkole. A wówczas możliwe będzie osiągnięcie końcowego efektu prowadzonej kontroli zarządczej, którym jest minimalizacja, a w sytuacji idealnej – całkowita eliminacja występowania ryzyk.

Anna Żyła

Podstawa prawna:
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (DzU 2009 nr 157, poz. 1240 ze zm.); Komunikat Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych Nr 23 (DzUrz 2009 nr 15, poz. 84).
 

Jakie najważniejsze instrukcje należy wprowadzić w życie szkoły - dowiedzą się Państwo z artukułu w "Monitorze Prawnym Dyrektora".